Деловое общение по телефону

При деловом общении старайтесь придерживаться доброжелательного тона

В нашу прогрессивную эпоху преобладает коммуникативное взаимодействие. Самые сложные проблемы и задачи можно решить с помощью телефонных звонков. Общаясь через эту среду, люди могут заключить наиболее выгодную сделку или, если ситуация «плохая», полностью потерять важного клиента. Поэтому каждый грамотный человек должен знать основы телефонного этикета. Что такое деловое общение по телефону и как его правильно вести — это тема нашей сегодняшней статьи.

Каждый из нас должен научиться правильно вести переговоры, потому что человек, ведущий разговор, не имеет возможности видеть оппонента и его действия. Привлечь потенциального клиента на свой сайт таким образом, чтобы он не захотел вешать трубку в первые минуты разговора — это требует больших усилий. Репутация человека и организации, которую он представляет, зависит от его способности разговаривать по телефону.

От умения вести телефонные переговоры зависит репутация человека и компании, которую он представляет

Репутация человека и компании, которую он представляет, зависит от того, знает ли он, как позвонить.

Подготовка к предстоящей беседе

Перед серьезным телефонным звонком следует тщательно подготовиться:

  1. Позиционируйте себя морально.
  2. Сформулируйте, а еще лучше запишите цель, план и основные моменты предстоящего разговора на листе бумаги, который всегда будет перед вами во время переговоров.
  3. Обязательно подготовьте все материалы, которые могут пригодиться во время переговоров.
  4. Важно дистанцироваться от негативных и личных проблем еще до начала разговора, поскольку голос может создать агрессивное настроение, которое часто воспринимается клиентом за его собственный счет.
  5. Время переговоров следует выбирать так, чтобы оно было удобно и вам, и собеседнику. Собираясь позвонить партнеру по бизнесу, постарайтесь заранее договориться с ним о удобном свидании.

Основы делового общения по телефону

Когда вы звоните, первое, что вам следует сделать, это представиться и рассказать им, какова цель вашего звонка. Следует выбрать дружелюбный тон. Когда вы разговариваете по телефону, избегайте длительных перерывов и поддерживайте разговор энергичным и лаконичным.

Старайтесь поддерживать доброжелательный тон в деловом общении

Во время переговоров не стоит оказывать психологическое давление, так как таким образом вы вряд ли выиграете благосклонность потенциального клиента. Старайтесь не задавать неуместные вопросы. В том случае, когда звонок международный или междугородний, убедитесь, что он длится не более шести минут. Все деловые предложения и требования должны быть аргументированы. На вопросы нужно отвечать правдиво и лаконично. План собеседования должен быть заранее написан на бумаге.

В конце интервью повторите все приготовления, сделанные во время интервью. Поскольку звонок был инициирован вами, вы также должны завершить звонок, за исключением случаев, когда звонящий является старшим.

Когда вы обещаете перезвонить, когда звонок закончится, постарайтесь не затягивать его и сделать еще один звонок в течение 24 часов. Обратите внимание, что партнерам нельзя звонить с домашнего номера.

В ситуации, когда вы звоните партнеру, а его нет на рабочем месте, договоритесь о удобном времени для перезвона и не спрашивайте, где он сейчас. С точки зрения деловой этики это неправильно.

Как себя вести, если звонят вам

Как себя вести, если звонят вам
Как вести себя, когда тебе звонят

Соблюдайте правила делового этикета:

  • Постарайтесь ответить на звонок не позднее, чем после третьего звонка.
  • Отвечая на телефонный звонок со своего рабочего места, поздоровайтесь с человеком, произнесите название компании и затем представьтесь.
  • Если звонящий не представится, вежливо попросите его назвать вам свое имя. Например: «Я хотел бы знать, с кем разговариваю», «Не могли бы вы представиться?» или «Извините, как мне к вам обратиться?»
  • Вам следует как можно быстрее отвечать на вопросы собеседника и проверять номера телефонов, которые могут пригодиться во время переговоров.
  • Если вам позвонили в обеденное время, попросите кого-нибудь ответить на звонок, чтобы вам не приходилось отвечать с набитым ртом.
  • Окончание разговора остается на усмотрение собеседника; если вы проявите инициативу, это будет выглядеть неэтично.

Какие ошибки делают в ходе телефонной беседы

Многочисленные опросы деловых людей показали, что около 56% звонков совершаются без приветствия. Объясняя причины, по которым мы не здороваемся, бизнесмены сказали, что здороваться некорректно и им неудобно здороваться по несколько раз в день. Здесь следует помнить, что в устном общении нет ничего, что не было бы сказано, и поэтому каждое предложение должно быть произнесено.

Никогда не перебивайте собеседника посреди разговора — дайте ему возможность высказать свои мысли до конца. Необходимо четко произносить слова, а также следить за тональностью речи и ее громкостью. Между вопросами должна быть пауза, чтобы дать человеку право на ответ.

Старайтесь не давать волю отрицательным эмоциям

Старайтесь не изливать свои негативные эмоции

Следует избегать негативных эмоций, так как это может обидеть вашего партнера по бизнесу.

Что не рекомендуется делать при звонке в вашу фирму

  • Не бери телефон слишком долго.
  • В начале разговора не произносите слова «скажи», «да», «привет». Если только это не твой давний друг.
  • Ведите несколько разговоров одновременно.
  • Оставьте телефон без присмотра на несколько минут.
  • Используйте клочки бумаги для заметок, которые потом легко потерять.
  • Неоднократно передавал телефон коллеге.

Если вы говорите с акцентом, постарайтесь произносить фразы как можно четче. Не кладите руку на наушник, чтобы прокомментировать разговор с коллегами, потому что собеседник может все слышать. Таким образом, вы можете оказаться в неловкой ситуации.

Если человек, с которым вы разговариваете, подает жалобу, вы не должны говорить ему, что это не ваша вина или что этот вопрос не находится в вашей компетенции. Такой ответ может негативно сказаться на репутации организации и не решит проблемы. Если вы виноваты, извинитесь и постарайтесь как можно скорее решить проблему.

Не рекомендуется вести сразу несколько разговоров по телефону

Не рекомендуется вести более одного телефонного разговора одновременно.

Есть несколько фраз, которых следует избегать:

  • «Я не знаю.»
  • «Мы не можем решить эту проблему».
  • «Ты должен.»
  • «Я скоро вернусь».

Такие отзывы лучше заменить нейтральными, которые более лояльны и не повредят репутации компании. Если вы не можете дать точный ответ, лучше скажите, что вы постараетесь уточнить информацию и перезвоните. Используйте такие фразы, как:

  • «Я объясню эту информацию и скоро свяжусь с вами».
  • «Мы постараемся решить эту проблему».

Наблюдая за культурой делового общения по телефону, вы сможете проявить себя с лучшей стороны и подтвердить положительный имидж компании, в которой вы работаете.

Данная статья размещена исключительно в познавательных целях и не
является научным материалом или профессиональным медицинским советом.

Оцените статью
Блог —  Железнодорожная узловая больница— поликлиника на станции Сальск
Добавить комментарий